Avis sur Confluence : le meilleur outil de gestion de projet ?


Confluence est un wiki et un outil de collaboration, conçu pour faciliter le travail en équipe. Les utilisateurs peuvent créer, partager et collaborer sur du contenu, joindre des notes et des conversations de chat à des éléments de contenu, et gérer des projets et des tâches via l’application.

Créé en 2004 pour aider les ingénieurs logiciels, dont beaucoup utilisaient déjà l’outil de suivi des bogues Jira de la société mère Atlassian, Confluence fournit un emplacement unique de documentation et plusieurs espaces de travail pour les équipes.

En entrant sur le marché des wikis et des outils de suivi des bogues conçus pour les petites équipes, Confluence a rendu possible le partage de documents et le travail collaboratif pour les entreprises contraintes par les exigences de conformité et qui ont besoin d’options structurées pour plusieurs équipes.

Présentation de Confluence

Les fonctionnalités clés de Confluence incluent un espace de travail simple et intuitif et des intégrations avec des outils de productivité et de suivi clés. Il est également conçu pour bien jouer avec les outils que vous utilisez déjà pour certaines de ces tâches, ce qui signifie qu’il est livré avec un grand nombre de plug-ins et d’intégrations. Vous pouvez brancher Trello, par exemple, ainsi que vos calendriers numériques et autres applications.

Il y a aussi le fondement de la fonctionnalité de Confluence – une intégration profonde avec Jira et le reste de l’écosystème Atlassian.

Examinons de plus près les fonctionnalités de Confluence. Mais d’abord : faut-il utiliser un navigateur ou l’application ?

Navigateur ou application ?

Confluence est basé sur un navigateur et est accessible via un navigateur mobile, ainsi que via l’application mobile. Vous pouvez obtenir Confluence sur un ordinateur de bureau, mais cela nécessite des solutions de contournement à l’aide d’outils tels que ConfluenceFX. Pour l’instant, nous traiterons Confluence comme étant basé sur un navigateur.

Ici, nous y accédons via Google Chrome. Le flux d’inscription se déroule comme suit :

Vous commencerez par choisir Confluence ou Confluence plus l’une de ses offres sœurs Atlassian.

Il est facile de voir où Confluence a concentré ses efforts. Jira a été le principal moteur de l’adoption précoce de Confluence, et l’intégration entre les deux est toujours un argument de vente majeur pour les utilisateurs orientés ingénierie aujourd’hui.

Choisissez une option et il vous sera demandé de nommer votre instance Confluence.

On vous demandera également ce que fait votre entreprise et quel est votre rôle au sein de celle-ci.

Cela et vos coordonnées constituent l’ensemble du flux. Vous y êtes. Il existe un didacticiel intégré qui vous aide à apprendre à utiliser Confluence, mais il se trouve à l’intérieur de l’outil et ne fait pas partie du processus d’inscription.

Passons aux fonctionnalités que vous devez connaître.

pages

Confluence est constitué d’espaces et les espaces sont constitués de pages. Les utilisateurs peuvent créer à la fois des espaces et des pages. Voici comment cela fonctionne.

Ouvrez une nouvelle page et vous serez accueilli avec ceci :

Les pages peuvent également être créées à partir de modèles adaptés à l’entreprise et au rôle que vous avez déclarés lors de l’inscription.

La gamme de modèles est impressionnante et propose des modèles – comme « Campagne de goutte à goutte par e-mail » ci-dessus – qui ne fonctionnent qu’avec des intégrations spécifiques. Nous reviendrons sur l’obligation d’utiliser des intégrations et des plug-ins avec Confluence.

Sections

Les Pages Confluence sont constituées de Sections. L’utilisation de la touche barre oblique (/) affiche une liste des types de contenu que vous pouvez insérer, y compris du texte, des surlignages, des commentaires, des émoticônes, des tableaux, des extraits de code, des calendriers et des panneaux à code couleur pour les erreurs, les avertissements, les réussites et les notes.

Il existe également des dispositions de colonnes prêtes à l’emploi que vous pouvez déposer directement.

Vous pouvez dire comment Confluence devrait être utilisé. Bien que des options de formatage de texte existent, elles sont loin dans la liste. En haut de la liste se trouve l’élément Action – une liste de tâches. Vous pouvez attribuer à d’autres utilisateurs un élément de la liste, et vous ou eux pouvez le cocher dans la liste.

J’ai publié cette page dans un espace. Les espaces peuvent être spécifiques à une équipe, un sujet ou un public. Il existe un menu d’arborescence de pages pour chaque espace, et vous pouvez désigner n’importe quelle page comme « surveillée » et recevoir des notifications chaque fois qu’elle est modifiée.

Les espaces

Par défaut, chaque espace est accompagné d’une page de présentation qui détaille l’équipe principale, l’objectif de l’espace et une feuille de route, ainsi que la collecte de liens utiles.

Pour ouvrir une nouvelle page, appuyez sur « Créer ». Le menu de modèles que vous obtenez en dit long sur l’utilité de Confluence.

J’ai dit à Confluence que je suis responsable du marketing de contenu, donc je reçois des modèles adaptés à cette exigence. Plutôt que d’être des fonctionnalités ouvertes et personnalisables à l’infini, ce sont des modèles très ciblés et conviviaux pour les spécialistes du marketing, alimentés par l’impressionnante gamme d’intégrations de Confluence.

Intégrations

Confluence se démarque par le nombre et la qualité de ses intégrations. Ceux-ci inclus:

  • GitHub
  • Google Drive
  • Jira
  • GitLab
  • BitBucket
  • Notion
  • Bambou
  • FuséeChat
  • Bureau Zen
  • Bureau 365

Le marché Confluence propose un grand nombre d’applications qui alimentent les intégrations et fournissent des fonctionnalités supplémentaires. S’il existe un outil couramment utilisé en entreprise ou en génie logiciel pour la communication, la productivité ou la gestion des tâches et des projets, il y a de fortes chances que Confluence propose une intégration ou un plug-in pour cela. Il existe un processus actif par lequel les utilisateurs de Confluence demandent plus de plug-ins, votant sur le plus important ou le plus urgent en tant que communauté.

Qu’est-ce qui différencie Confluence ?

La plus grande force de Confluence est de combiner une personnalisation quasi illimitée avec une structure suffisante pour faire le travail, et d’orienter cette fonctionnalité vers le soutien des équipes de développement de logiciels.

Il existe des outils qui offrent la personnalisation mais pas le support. D’autres offrent des modèles prêts à l’emploi et des fonctionnalités sur mesure, mais forcent votre travail et vos processus commerciaux dans des canaux prédéterminés. Confluence évite ces deux inconvénients, offrant aux utilisateurs à la fois assistance et flexibilité.

Tarifs et forfaits Confluence

Confluence propose deux plans payants, Standard et Premium, ainsi qu’une option gratuite exceptionnellement complète et une tarification personnalisée pour plus de 5 000 postes.

La tarification de Confluence n’est pas claire. Il existe une échelle mobile qui réduit les prix par siège à mesure que le nombre de sièges augmente. Par exemple, le forfait Standard est de 4,68 $/utilisateur/mois si vous avez 126 utilisateurs, tandis que Premium est de 5,91 $/utilisateur/mois si vous avez 1 600 utilisateurs.

La tarification de Confluence est compliquée, et elle est encore compliquée par le fait que de nombreuses intégrations nécessaires pour le faire fonctionner comme vous en avez besoin sont également tarifées, ce qui signifie que votre instance Confluence spécifique peut coûter beaucoup plus cher que le prix de l’autocollant.

Ce qui est génial avec Confluence

Confluence fait certaines choses incroyablement bien. Voici quelques-uns de ses principaux atouts.

Hiérarchie des pages et espaces

La nature structurée des Espaces et Pages Confluence vous permet de créer des structures hiérarchiques et de gérer des équipes. Les autorisations permettent aux administrateurs de gérer l’accès, en reflétant la structure de l’entreprise.

Facilité d’utilisation

Confluence est extrêmement facile à utiliser. Ce n’est pas aussi intuitif que certains outils de gestion de projet, et si votre expérience principale est avec Basecamp ou Trello, vous trouverez beaucoup de nouvelles fonctionnalités à maîtriser. Mais il y a un assistant intégré et la structure est logique. Vous pouvez rapidement commencer à créer du contenu utile à l’aide de modèles conçus pour votre type d’entreprise.

Intégrations

S’il y a un seul avantage clé à utiliser Confluence, c’est l’énorme bibliothèque de modules complémentaires et d’intégrations qui vous permet de tout extraire de Google et Office à Trello et GitHub – et même des concurrents comme Notion – à l’intérieur de votre Confluence. Confluence est hautement personnalisable en ce sens que vous pouvez faire beaucoup avec la boîte à outils de base fournie par l’application, mais la personnalisation vraiment importante pour les entreprises vient avec la possibilité de brancher tous les autres outils que vous utilisez déjà dans Confluence.

Collaboration

Selon Sven Peters de K15t, 80 % des personnes utilisant Confluence consomment du contenu, et non le produisent. En d’autres termes, c’est la capacité à créer une source de vérité robuste et fiable où n’importe qui dans l’organisation peut accéder rapidement et facilement au contenu dont il a besoin qui compte. Même si vous pouvez créer facilement du contenu de qualité avec Confluence, c’est en fait d’une importance secondaire.

Où est Confluence faible?

Aucun outil n’est parfait. Confluence a été créé en grande partie pour donner aux utilisateurs de Jira un espace de collaboration – c’est ainsi que ses fondateurs ont fait d’Atlassian une entreprise de 10 milliards de dollars – et il favorise toujours fortement les besoins des ingénieurs en logiciel. Aussi puissant et utile soit-il, il présente également des lacunes évidentes.

Tarification

La tarification de Confluence est déjà compliquée. Mais il y a un problème avec la tarification des plugins qui peut exacerber cela.

Certains plugins sont gratuits, qu’ils soient pris en charge ou non. Par exemple, Trello Power-Up de Confluence n’est pas pris en charge et est gratuit ; Le Power-up Trello de Jira est pris en charge… et également gratuit.

Mais d’autres plugins, comme ScrollView, qui vous permettent de publier votre documentation Confluence en tant que centre d’aide, coûtent 2,25 $ par utilisateur et par mois (une fois que vous avez plus de 10 utilisateurs). C’est 1,5 fois votre prix Confluence initial sur ce module complémentaire, et ils s’additionnent.

Pas de SSO/Oauth

Un problème relativement mineur pour les utilisateurs qui passent toute la journée sur Confluence, c’est toujours un problème : il n’y a pas de système d’authentification unique et vous devez vous connecter à l’aide de votre compte Google (qui peut ne pas toujours correspondre à vos comptes professionnels) ou par e-mail et – connexion par mot de passe. C’est moins sûr qu’il ne pourrait l’être, ainsi que moins pratique.

Les pages ne se mettent pas à jour en temps réel

Plus crucial pour un outil de collaboration est la plainte courante selon laquelle lorsque plusieurs personnes modifient la même page, la page ne se met pas à jour en temps réel ; cela peut être simplement frustrant, ou cela peut réduire la page à un gâchis ingérable.

S’appuie sur l’adoption par les utilisateurs

Confluence repose sur l’adoption par les utilisateurs. Pour en tirer le meilleur parti, toute l’organisation doit l’utiliser, ce qui signifie que les utilisateurs doivent réellement l’utiliser, pas seulement avoir un compte et tout envoyer par e-mail ou Slack.

Fonctionnalité de téléchargement PDF incomplète

Le téléchargement de documents Confluence au format PDF ne fonctionne pas toujours correctement. En particulier, Gadgets – la fonctionnalité Jira intégrée aux pages Confluence – se télécharge sous forme de liens.

Qui devrait utiliser Confluence ?

Toute équipe peut utiliser Confluence pour s’assurer que ses connaissances importantes ne soient pas enfouies dans les canaux Slack ou oubliées dans un fil de discussion sans fin. Mais c’est vrai pour tout outil de partage des connaissances. Qui devrait spécifiquement utiliser Confluence ?

Confluence est conçu pour les ingénieurs logiciels et les équipes de développement.

Bien qu’il offre un support pour d’autres professionnels, y compris les ventes, le marketing et la conception de produits, il est vraiment axé sur l’ingénierie, comme le montre son intégration profonde avec Jira. Si vous êtes une entreprise centrée sur le développement de logiciels, ou si vous êtes une équipe de développement ou d’ingénierie, Confluence est un choix solide, surtout si vous utilisez déjà Jira pour suivre les bogues.

Si vous n’utilisez pas déjà Jira, d’autres outils comme Slite ou Notion vous donnent accès à des fonctionnalités similaires au cœur de Confluence. Notion est plus flexible en interne, bien qu’il manque d’API et d’intégrations robustes, tandis que Slite est plus intuitif et, étant moins structuré, également moins rigide.

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